Ergänzend gilt die zentrale Datenschutzerklärung von Host Universe. Verantwortlicher Anbieter ist IT Dienstleistungen Timo Braun; die vollständigen Kontaktdaten stehen im Impressum.
1. Öffentliche Dispatch-Webseite
Beim Aufruf entstehen technisch notwendige Serverprotokolle, insbesondere Zeitpunkt, angeforderte Ressource, Statuscode, Browserkennung und IP-Adresse. Sie dienen sicherem Betrieb, Fehleranalyse und Missbrauchsabwehr. Die öffentliche Seite verwendet die selbst betriebene Matomo-Instanz von Host Universe cookielos, respektiert Do-Not-Track und setzt selbst kein Analyse-Cookie.
2. Anmeldung und Kundenbereich
Für Anmeldung, Sitzungsschutz und Rollenprüfung werden technisch notwendige Session- und Sicherheitsinformationen verarbeitet. Ohne diese ist der geschützte Kundenbereich nicht nutzbar. Verarbeitet werden außerdem die vom Kunden bereitgestellten Benutzer-, Rollen-, Kontakt- und Auditdaten.
3. Versanddaten und Rollen
Für Empfängerdaten und Nachrichteninhalte ist regelmäßig der jeweilige Dispatch-Kunde Verantwortlicher. Host Universe verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter nach dokumentierten Weisungen und den technischen Regeln des Dienstes. Betroffene Empfänger wenden sich zunächst an den Absender; Host Universe unterstützt den Kunden bei der Bearbeitung.
4. Datenkategorien und Zwecke
| Daten | Zweck |
|---|---|
| Empfänger, Absender, Betreff und Nachrichteninhalt | Annahme, Prüfung, Zustellung und kurzfristige Diagnose |
| Nachrichten-ID, Kampagne, Status, Zeitpunkte und Route | Idempotenz, Nachweis, Statistik und Fehleranalyse |
| Bounces, Abmeldungen und Suppressionen | Schutz vor unzustellbarem oder unerwünschtem Folgeversand |
| API-, Webhook-, Benutzer- und Auditdaten | Zugriffsschutz, Integration, Nachvollziehbarkeit und Incident-Aufklärung |
5. Aufbewahrung
Nachrichteninhalte werden sieben Tage nach einem terminalen Versandabschluss automatisch entfernt. Rohdaten aus Bounce-Diagnosen werden regelmäßig nach sieben Tagen gelöscht; strukturierte Ergebnisse und erforderliche Suppressionen bleiben erhalten. Sonstige Betriebs-, Vertrags- und Auditdaten bleiben nur so lange bestehen, wie dies für Betrieb, Nachweis, Missbrauchsabwehr, Vertragsabwicklung oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist. Bei Beendigung gilt das vertraglich vereinbarte Rückgabe- und Löschverfahren.
6. Infrastruktur und Übermittlung
Die primäre Dispatch-Anwendung und der aktive Versandweg werden auf deutscher Serverinfrastruktur betrieben. Je nach vereinbarter Route können weitere dokumentierte deutsche Infrastrukturpartner eingesetzt werden. Die Zustellung selbst übermittelt eine Nachricht zwangsläufig an den vom Empfänger verwendeten Mailprovider; dessen Standort wird durch Absender und Empfängerbeziehung bestimmt.
7. Kontakt und Rechte
Für Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch oder Datenübertragbarkeit gelten die Kontakt- und Beschwerdewege der zentralen Datenschutzerklärung. Datenschutzanfragen können an timo.braun@host-universe.com gerichtet werden.